Location: Lyon,MS, USA
L'cole STRATE forme des designers qualifis grce un programme novateur combinant formation artistique et technique, sciences humaines, entrepreneuriat et bases thiques solides. Grce la qualit de son enseignement, sa mthodologie d'enseignement par projet et son dpartement de recherche, Strate est reconnue comme l'un des meilleurs tablissements privs de design en France.
DESCRIPTION:
L'assistant.e administratif est charg.e de l'accueil tlphonique et du public, le gestion du courrier, les reporting , les conventions de stage les aspects administratif des changes internationaux et de la saisie des absences et retard des tudiants sur l'outil pressenti. Un mtier qui exige mthode et polyvalence.
Il/Elle est en lien direct avec la direction, le corps enseignant ainsi que les tudiant.e.s.
Gestion administrative et matrielle des tudes - File Maker *
Interlocuteur.rice privilgi de l'cole
? Accueil physique : tudiants, intervenants, visiteurs
? Gestion du standard : transmission des appels et messages aux bon.ne.s interlocutrices.teurs
? Arrive/dpart courrier par la poste (machine affranchir)
? Rception des livraisons/accueil des coursiers
? Charge de garantir l'application du rglement intrieur, des consignes de scurit, des rgles de vie collective par tou.te.s les acteurs.trices de Strate
? Dtection et relais auprs de l'quipe Campus en cas de problme logistique (porte ferme, manque de matriel en salle , etc)
? Mise disposition de petit matriel aux intervenant.e.s : feutres, paperboard, brosses tableau,
Les enjeux pdagogiques
? Suivi de la ponctualit et de l'assiduit des tudiant.e.s en physique pour instruction dans Hyperplanning : reporting quotidien, hebdo et mensuel
? Edition et envoi des avertissements en cas d'absentisme et de non ponctualit
? Entretiens avec les tudiant.e.s en cas de besoin de partage de difficults
? Relance intervenant appel non fait
? Signalement des intervenant.e.s en retard /abs aux assistantes pdagogiques
? Prparation et dition des documents de scolarit (certificats) au moment des rentres
? Gestion email ...@strate.design
? Enqutes acadmiques : SISE et Diplm.e.s de l'anne coule
Pour les tudiants
? Saisie et suivi des dossiers des tudiants
? Rception et classement des pices administratives
Pour les enseignants
* Saisie et suivi des dossiers des enseignants Rception et classement des pices administratives
Divers
? Prend rgulirement en charge l'accueil tlphonique et du public
? Ralise rgulirement des entretiens d'orientation
? commande de fournitures de bureaux pour l'quipe pdagogique
ENJEUX DU POSTE
Accueil
? Anneau de liaison permettant l'articulation et la transmission des informations entre divers services
? Anticiper et mettre en place les moyens matriels pour le bon droulement des cours
? Rpond au tlphone et transmets les appels si besoin
? Accueil du public, filtre les entres
? Rceptionne les courriers
Administratif
* Reporting compta
* Envoi des bulletins
* Envoi des courriers
* Transmets les certificats de scolarit aux tudiants
* Transmets les cartes tudiants et prpare la rentre administrative
* Saisie des absences et retards des tudiants sur HP
. Saisie des courriers
Partenariats
* Gestion des dossiers administratifs
* Facturation et relance
Stage
* Gestion des conventions
* Relation avec les tuteurs
Echanges Internationaux
* En relation directe avec la responsable des changes internationaux Paris
* Suivi administratif avec les organisations : Eramus, Echange universitaire
* Suivi administratif des dossiers tudiants sur les changes
* Relation avec les partenaires internationaux
RITUELS JOURNALIER
? Accueil physique = horaires ouverture accueil 8h30 -12h00 13h30-17h30 (16h30 vendredi)
? Standard tlphonique = horaires ouverture standard 8h30 -12h00 et 13h30 -17h30 (16h30 vendredi)
? traitement message rpondeur tous les matins 8h30
? cherche et distribue le courrier dans les services de 13h 13h30
? affranchir le courrier envoyer au fur et mesure (dpart courrier 15h30)
? suivi instruction, absence/retard hyperplanning 8h30 12H00
? mettre disposition des intervenants des feutres, brosses paperboard
HEBDO - DIRECTION
Ou? : en pre?sentiel
Dure : 30 minutes
Participants : Guillaume Lom PUECH
ODJ : dfinir
LIVRABLES
? Reporting comptabilit
? Dossiers administratifs
? Bulletins, reprographie
? Conventions de stage
? Commande du petit matriel
? Enqutes Acadmique, SISE et Enqute diplmes fin d'anne
? Tableau de suivi des stages tudiants
? Tableau de Suivi des changes tudiants
COMPETENCES
Techniques :
* FileMaker
* Suite Office
* Outil Google
* Excel
Savoir-tre :
* Ecoute
* Ractivit
* Communication
* Rdaction
* Sens du service et de la collaboration
* Rigueur
* Dimension relationnelle
* Trs bon niveau l'crit : syntaxe, orthographe, grammaire
* Bon niveau professionnel en anglais
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
? exprience dans l'cole, une entreprise et dans le milieu de la cration
? Exprience sur un poste d'organisation administratif
NIVEAU D'ETUDE
Bac +2
LANGUES
Anglais professionnel
Franais : matrise parfaite, bon niveau d'orthographe
Rmunration
2000 euros brut / mois